28. März 2025 – Isabell Wüppenhorst
E-Rechnung?
Versenden Sie immer noch PDFs? Was E-Invoice in Deutschland für Ihr Unternehmen bedeutet
E-Rechnung ist nicht sexy. Es ist nicht viral. Es wird nicht auf Ihrer "Für Sie"-Seite auftauchen. Aber wenn Sie ein Unternehmen führen - vor allem in Hamburg - ist es jetzt unerlässlich zu lernen, wie man eine elektronische Rechnung in Deutschland versendet.
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Versenden Sie immer noch PDF-Rechnungen? Sie haben noch etwa 18 Monate Zeit.
Das neue Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland tritt 2025 in Kraft. Das bedeutet, dass jede B2B-Rechnung in einem strukturierten, digitalen Format - und nicht als PDF - versendet werden muss.
Glauben Sie, dass dies keine Auswirkungen auf Ihr kleines Unternehmen in Hamburg hat? Falsch gedacht.
Hier erfahren Sie, was sich ändert - und was Unternehmen in Ihrer Umgebung bereits tun, um die Nase vorn zu haben.
E-Invoicing: Nicht im Trend, aber absolut notwendig
E-Rechnung ist nicht sexy. Es ist nicht viral. Es wird nicht auf Ihrer "Für Sie"-Seite auftauchen.
Aber wenn Sie ein Unternehmen führen - vor allem in Hamburg - ist es jetzt unerlässlich zu lernen, wie man eine elektronische Rechnung in Deutschland versendet. Wenn Sie Rechnungen immer noch ausdrucken oder PDFs manuell einscannen, verbringen Sie mehr Zeit und Geld, als Sie müssten.
Und das ist es, was die meisten Menschen übersehen:
● Es handelt sich nicht nur um ein Software-Update.
● Das ist eine Überlebensstrategie.
Hamburgs Unternehmen bekommen einen digitalen Weckruf
In Hamburg gibt es mehr als 180.000 Unternehmen.
Die meisten von ihnen sind kleine oder mittelgroße Unternehmen, die auf Geschichte, Beziehungen und praktischer Arbeit aufbauen.¹
Aber selbst diese verwurzelten, widerstandsfähigen Unternehmen spüren den Druck:
- Die Kunden wollen schnellere Antworten.
- Das Finanzamt will saubere digitale Aufzeichnungen.
- Ihr Team möchte weniger Verwaltungsaufwand.
84 % der deutschen KMU sind der Meinung, dass digitale Werkzeuge der Schlüssel zu ihrer Zukunft sind.
Nur 43 % fühlen sich bereit, sie zu nutzen.
Warum also die Verzögerung?
Viele Geschäftsinhaber fühlen sich überfordert. Sie scheuen sich davor, Geld für Tools auszugeben, die sie nicht nutzen werden. Und seien wir ehrlich - niemand gründet ein Unternehmen, weil er Buchhaltungssoftware liebt.
Was ist E-Invoicing?
Lassen Sie uns das klarstellen.
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei.
PDFs müssen immer noch manuell bearbeitet werden - öffnen, lesen, tippen, prüfen.
Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte digitale Datei, die Ihre Buchhaltungssoftware automatisch lesen und verarbeiten kann. Kein Kopieren, kein erneutes Abtippen. Einfach schnellere, sauberere und genauere Zahlungen.
Seit 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen, die den öffentlichen Sektor abrechnen, in Deutschland verpflichtend.
Im Jahr 2025 wird dieses Mandat auf alle B2B-Rechnungen ausgeweitet.
Sie wollen nicht warten, bis Sie gesetzlich verpflichtet sind, Ihre Systeme zu reparieren.
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"Ich dachte, elektronische Rechnungsstellung sei nur etwas für große Unternehmen"
Sie sind nicht allein.
Genau das dachten früher viele Kleinunternehmer in Hamburg.
Aber diese Denkweise ändert sich. Und zwar schnell.
Selbst ein kleiner Plattenladen in Eimsbüttel, der noch Vinyl und Kassetten verkauft, verschickt jetzt digitale Rechnungen. Er hat kein komplettes IT-Team eingestellt. Er hat auch nicht Tausende von Euro ausgegeben. Er hat einfach ein System gefunden, das funktioniert.
Jetzt verbringt der Inhaber weniger Zeit mit der Verfolgung von Zahlungen und mehr Zeit mit dem, was er liebt: mit seinen Kunden über Musik zu sprechen.
Hamburg Zwei hat's kapiert - das sollten Sie auch
Hamburg Zwei spielt immer noch die Hits aus den 70er, 80er und 90er Jahren.
Aber hinter den Kulissen ist sie nicht in der Vergangenheit stecken geblieben. Sie strömt online, lebt in Apps und ist plattformübergreifend vernetzt.
Das ist das Modell: Behalten Sie Ihre Identität, aktualisieren Sie Ihre Werkzeuge.
Und das Gleiche gilt für Ihr Unternehmen.
Sie müssen nicht neu erfinden, wer Sie sind. Aber Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Systeme Schritt halten - vor allem, wenn es um die Einhaltung von Vorschriften und Zahlungen geht.
Bei der elektronischen Rechnungsstellung geht es nicht darum, trendy zu sein. Es geht darum, bereit zu sein.
Warum das Thema so wichtig ist
Seien wir ehrlich: Sie haben Ihr Unternehmen nicht gegründet, weil Sie Verwaltungsarbeit lieben.
Sie haben es begonnen, um Ihrer Gemeinschaft zu dienen, um etwas Dauerhaftes aufzubauen, um mit Ihren Händen - oder Ihrem Herzen - zu arbeiten.
Und genau das ist der Grund, warum dies so wichtig ist.
Denn jede Minute, die Sie damit verbringen, ein Rechnungsproblem zu lösen oder eine Zahlung nachzuverfolgen, ist eine Minute, die Sie nicht mit der Arbeit verbringen, die wirklich wichtig ist.
Die elektronische Rechnungsstellung gibt Ihnen diese Zeit zurück.
Wo soll man überhaupt anfangen?
Die gute Nachricht? Sie müssen nicht von heute auf morgen alles überarbeiten.
Die meisten E-Invoicing-Tools sind bereits in die von Ihnen verwendete Software integriert. Einige sind sogar kostenlos. Andere sind direkt in Ihre bestehenden Plattformen integriert.
Beginnen Sie mit einer Rechnung.
Senden Sie es.
Sehen Sie, wie es sich anfühlt.
In einer Woche werden Sie wissen, ob Sie dadurch Zeit sparen.
(Die Chancen stehen gut, dass es so ist.)
Die Quintessenz
Es geht nicht darum, modern auszusehen. Es geht darum, nicht ins Hintertreffen zu geraten, während sich alles um Sie herum weiterentwickelt. Das alte Rechnungssystem, das Sie seit Jahren verwenden? Es kostet Sie im Stillen Geld.
Zeit.
Schwerpunkt.
Energie.
Vielleicht sogar geschäftlich.
Die elektronische Rechnungsstellung ist eine kleine Veränderung. Aber sie kann Ihr Geschäft neu gestalten, jeden Tag.
Sind Sie schon umgestiegen? Wie läuft's?
Denken Sie noch darüber nach? Was hält Sie davon ab?
Erzählen Sie Ihre Geschichte. Jemand, der dies liest, steht vielleicht vor der gleichen Herausforderung - und Ihre Erkenntnisse könnten ihm den Einstieg erleichtern.
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